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イベント参加者の入金漏れを防ぎたい

イベント・セミナー参加者の入金漏れの現状

イベント・セミナー参加者が入金する際の方法は多くなっています。支払い方法は大きく分けて「当日の現金払い」「事前振り込み」「クレジットカード払い」の3つです。

当日の現金払いは文字通り、イベント・セミナー当日に参加費を募るシステムのこと。参加者が気軽に参加しやすく、事前の入金確認や返金処理などの手間がかかりません。

イベント・セミナーが始まる前に現金を支払っておくのが事前振り込みです。「イベント・セミナーにぜひ参加したい」という意欲的な方を集めやすいのがメリット。確実に代金を回収できるので、キャンセルがほとんど出ません。

クレジットカード払いは参加費が数万円以上になるセミナーで用いられる支払い方法です。ある程度高い金額のセミナーでは、インターネットを使った決済システム「ペイパル」を導入している場合もあります。

入金漏れを防ぐための課題

それぞれの支払い方法にはメリットがあるものの、課題があるのも事実です。

会場での現金支払いは参加者を簡単に募集できる分、受付・会計の人員確保とコストが課題になります。イベントの規模が大きくなればなるほど人員が必要になり、その分コストが上がってしまうのです。もう一つの課題が現金の受け取りミス。現金を直接扱うため、受け取りミスが起きる可能性はないとは言い切れません。これも規模が大きくなるほどミスする確率が高くなるといって良いでしょう。

事前振り込みは確実に代金の回収ができますが、いくつもの手間がかかってしまいます。「確実に入金されているかどうかを確認する手間」「参加者が申し込みをする際の手間」「入金が確認できない参加者への催促の手間」と、参加者にも主催者側にも手間が生まれてしまうのです。一番怖いのが、入金しているはずの参加者へ支払いの催促をしてしまうこと。入金が確認できなかったという理由で、すでに支払いを済ませている参加者に催促の連絡を送ってしまうといトラブルが起きる可能性があります。

これらの入金漏れトラブルを防ぐために、解決方法を見出さなくてはなりません。

入金漏れを解決する方法

入金漏れを防ぐためには、支払い方法の簡素化が一番です。それに適しているのがクレジットカード払い。高額なイベント・セミナーでよく使われる支払い方法ですが、現金払いのように受け取りミスが起こる心配がなく、事前振り込みで起きがちな催促、または連絡の行き違いもありません。

クレジットカード払いはほとんどのイベント管理システムで対応しています。主催者側は管理システムで入金状況の確認をするだけ。入金状況を一括で管理できますし、未入金の方への催促メールも個別対応できます。

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