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イベント参加者の管理を簡単にしたい

イベント主催者による参加者の管理の現状

イベントやセミナーで限られた座席を確保するために、必要になるのが参加者の管理です。有料イベントなら参加費も徴収しなければならず、参加者一覧を用意しないことには始まりません。

そこで、主催者が行っている主な方法と言えば、自作もしくはインターネットで拾ってきたExcelの参加者リストでしょう。書式だけ印刷して紙面で管理しているところもあるのではないでしょうか。

Excelなら関数を使えば管理しやすいのがメリットです。参加者の人数や属性をひと目で確認でき、条件付き書式の設定で参加者が重複していないかも確認できます。普段からExcelになじみのある方なら問題ないかもしれませんが、名簿をつくったり関数を組んだりするのが苦手な方にとっては管理も一苦労です。

Excelで参加者を管理するうえでの課題

1.Excelの操作に慣れていない

参加者の名前・住所・電話番号・属性など、参加者1人に関わる情報量が多く、Excelに不慣れな方だと管理に手間取ります。関数を組めば「特別会員の人数だけひと目でわかるようにするには?」「入金が済んでいるのか把握したい」といった希望も楽に叶えられますが、ショートカットキーやフィルターだけで操作するのは非効率です。

2.複数人で同時に操作すると情報を更新しづらい

Excelを共有フォルダに入れ、同時に編集ができるよう設定すれば、確認したいタイミングで誰でも開けます。ただ、上書き保存する際は同時に操作しているユーザーの入力データを消してしまうおそれが。コピペして誤った情報のまま更新してしまい、参加者の元データがわからなくなってしまうといった人的なミスも他人事ではありません。

万が一に備え、常にバックアップを取っておくなど、余計な工数を割く必要があります。

3.参加者の数が多すぎて管理しにくい

20~30名の管理なら、操作ミスでトラブルを起こすことは滅多にないでしょう。しかし、管理する数が増えれば増えるほど、「入金の確認が取れていない」「案内メールを送り損ねている」などのトラブルが起きやすくなります。Excelは自動でアラートを出してくれるわけではないので、必要な確認を失念していることに気づけません。

参加者を手軽に管理する方法

無料で使えるExcelでの管理方法も悪くはありませんが、参加者の大切な情報を管理する主催者としては、万全を期しておきたいはず。

イベント管理システムなら、申し込んできた参加者を自動でリスト化し、一元管理できます。Excelで管理するうえで挙がる「関数が苦手」「複数人で同時に操作したい」「参加者が多い」などの課題を解決できるのです。

イベント・セミナー当日も、参加者のスマホでQRコードを表示してもらい、出欠確認が簡単にできるイベント管理システムも。楽にしっかりと管理できる方法の一つとして、検討してみてはいかがでしょうか。

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「結局どのシステムがいいんだろう…?」と迷っている方は選ぶ際の参考にしてみてください。

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