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イベント・セミナー運営を成功させるポイント

イベント・セミナー運営において最も大事な指標となるのが、そこに集まる人の数です。そして、人を集めるためには情熱だけでなく、集客のための綿密な計画が必要です。ここでは、集客計画を練るために押さえておくべき、5つのポイントを紹介いたします。

イベント・セミナー運営を成功に導く5つのポイント

1.ターゲットを意識する

まず、そこに集まるターゲットをしっかりと意識することです。集まる層によって、訴求すべきポイントが大きく変わるだけでなく、見せ方なども工夫する必要があるからです。ターゲットの年齢や性別、をきちんと考え、「誰に対してどんなアピールをするのか」をできる限り具体的にしていくようにしましょう。

2.イベント・セミナー開催の目的を明確にする

また、イベント・セミナーを開催する目的についても、はっきりさせておかなくてはいけません。売り上げや認知度アップなど、イベントで狙いたいポイントはいろいろだと思いますが、その中で何を一番重視するかをひとつに絞っておくと、イベント企画においてブレが生まれず、ターゲットへの訴求ポイントも明確になります。

3.ターゲットがチェックするメディアでイベント告知をする

ターゲットを明確にしたら、そこに対する効果的な訴求方法を使うようにしましょう。たとえば今日では、若年層であればテレビや雑誌よりも、インターネット、特にSNSで情報を集める傾向が見られます。一方で、新聞、テレビなどは年齢層の高い人たちにとっては、いまだ有力な情報収集ツールです。「1」でターゲットの年齢層を明確にしていれば、何を使って告知をするかも、おのずと見えてくるはずです。

4.トラブルに備えておく

イベントやセミナーのすべてが計画通りに進む、ということはまずあり得ないと考えるべきです。機材の問題や人の問題、交通網の乱れなど、「トラブルは起こる」という想定のもとで、どんなトラブルが起きるのか、そこに対してどんな対応をするのかを、できるかぎり洗い出しておくといいでしょう。

5.運営マニュアルを作成する

イベント当日にどうしても避けたいトラブルが、主催側がパニックになることです。それを防ぐために、やることを「見える化」した運営マニュアルは必要不可欠と言えます。誰が見ても分かる、シンプルで伝わりやすいマニュアルを、あらかじめ用意しておくようにしましょう。 

イベント管理システムで負担を軽減しよう

やることが膨大な主催者の強い味方となるのが、イベント管理システムです。準備段階での情報共有から、当日の来場受付、イベント後の来場者データ分析や報告書の作成までできるものがあるので、イベント開催時にはぜひ導入をおすすめします。いろいろなものがあるので、ぜひニーズにあったものを選んでみてください。

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「結局どのシステムがいいんだろう…?」と迷っている方は選ぶ際の参考にしてみてください。

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