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会社説明会にイベント管理システムを使うメリット

イベント管理システム

会社説明会には膨大な人数が参加します。すべての参加者を手作業でカウントしたり、会社説明会の予約状況を手作業で更新したりしていては、担当者が何人いても足りません。選考に集中して有望な新人を獲得するために、自動化できる部分はどんどん自動化してしまいましょう。

今回は、会社説明会を効率よく管理するために必要な機能や、イベント管理システムのメリットなどを紹介します。

会社説明会の管理に必要な機能とは?

まずは、会社説明会の管理をする上で、あったほうがよい機能を押さえておきましょう。イベント管理システムは種類が多く、それぞれのシステムで対応できることが違います。開催頻度が高く、参加者の数も多い会社説明会では、参加者の取りこぼしを防ぎ、気軽に応募者管理をすることのできるシステムが必要です。

最低でも、以下3つの機能を備えたイベント管理システムを導入しましょう。

【1】説明会の予約ができる予約フォーム

会社説明会は、時期や企業によって毎日開催することも少なくありません。電話やメールで予約の管理をしてしまうと、スケジュールへの反映を忘れて定員オーバーしてしまうなどのミスを起こす可能性があるため、会社説明会の予約システムは必須です。

各説明会の開催スケジュールや予約をシステムで管理して、予約の漏れをなくしましょう。また、求職者用のマイページや、スマートフォンから簡単に説明会等の予約をできるシステムがあると、求職者からの応募数増加につながります。

【2】応募者情報の一元管理機能

応募者情報の一元管理機能も、会社説明会用のイベント管理システムに必要な機能のひとつです。会社説明会ごとに予約者を打ち出してしまえば、当日の出欠確認も簡単。有望な求職者がどのタイミングで自社に興味を持ったのかがわかれば、翌年以降広告を出すタイミングなども調整できるでしょう。

【3】説明会の参加率を高めるリマインド・メッセージ送信機能

予約した時点では説明会に参加するつもりがあっても、予定日を待つ間に企業への興味が薄れてしまうというのはよくある話です。少しでも自社に合った新人を集めるためには、まず説明会に参加してもらう必要があります。

予約をした説明会の前日にリマインドを送ったり、説明会参加後にフォローのメールを送ったりする機能があれば、会社説明会のドタキャンを減らすことができるでしょう。

会社説明会にイベント管理システムを導入するメリット

会社説明会にイベント管理を使うメリットは、

です。会社説明会の管理に必要な作業は、ほとんどが定型的なもの。しかし、簡単で定型的な作業でも、参加者や予約数が増えると処理するための時間が一気に増えてしまいます。単純作業で社員が疲れてしまえば、よりよい求職者を選別するための採用活動に身が入らなくなったり、人為的なミスが増えたりしてしまうでしょう。

しかし、イベント管理システムで予約や管理等を自動化してしまえば、単純作業を処理していた時間を別の業務や採用活動にあてられます。

また、イベント管理システムなら求職者の名前や採用活動の進捗状況なども一元管理できるため、複数の担当者間でスムーズに応募者情報を共有可能です。

イベント管理システムを導入した事例とおすすめのシステム

担当者を半分にできて大助かり

イベント管理システムを導入したことで、会社説明会の案内や予約のほとんどを自動化できました。おかげで、担当者を半数に減らしても同じ業務をさばけるようになって助かっています。

イーベ

予約フォームを数ステップで簡単に作成でき、出欠確認やリマインドも手軽に実施できるおすすめのサービスです。

SELECTTYPE

月・週ごとに会社説明会のスケジュールを確認して予約できるカレンダーなど、使い勝手のよい専用の予約フォームをつくることができます。会社説明会のイベント管理に必要な機能も揃っており、料金プランも豊富です。

       
           ノートパソコン            

イベントやセミナーの運営には欠かせない『イベント管理システム』。無料で使い始められるイベント管理システムを料金や機能で比較してみました!

「結局どのシステムがいいんだろう…?」と迷っている方は選ぶ際の参考にしてみてください。

           おすすめのイベント管理システムをチェック

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