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イベントのドタキャンを防止したい

イベント・セミナー参加者によるドタキャンの現状

イベントやセミナー開催時、営業して参加者をたくさん集められても、土壇場でキャンセルされてしまったら意味がありません。

当日になって続々と無断欠席やキャンセル連絡が入るような事態は、イベントとして成り立たないだけではなく、講師として招いた方への失礼にあたります。主催者としての信用にかかわる問題です。

ただ、参加者全員がわざと欠席やドタキャンをしているわけではなく、イベントの日時を失念していることも考えられます。そのため、主催者側ではキャンセル防止のために開催前はリマインドメールを送っているのが現状です。

リマインドメールの課題

1.メールを送るための時間がかかる

イベント担当者が参加者一人ひとりにリマインドメールを送信すると、キャンセル率は低くなります。開催日の一週間前や前日など、何度かリマインドメールを送っている方も多いでしょう。

ただ、手作業で送るとなれば時間がいくらあっても足りません。一人ひとりに個別で送信したほうが喜ばれるのは当然ですが、主催者側としてはメールにかける時間は削減しつつ、参加者にきちんと足を運んでもらえるメールを送ることが大切です。

2.送信漏れ・宛先ミスなどの人的ミスが起こる

手作業でリマインドメールを送る際、とくに気をつけるべきは参加者への送信漏れ・宛先ミスです。

メールの送信が漏れてしまっては、キャンセル防止になりません。一方で送信先を間違えてしまい、メールの文面に参加者の個人情報が記載されていた場合は大変なトラブルになってしまいます。主催者側の管理能力が問われるだけならまだしも、個人情報の流出は大問題です。

また、参加者全員に漏れなく送信できたとしても、文面に誤字脱字や不適切な表現があると信用にかかわるでしょう。

イベント・セミナーのドタキャンを防止する方法

リマインドメールは急用が入ってしまった参加者のキャンセルは防げませんが、「うっかり忘れていた」という欠席者の数は格段に減らせます。ただ、担当者が手作業でリマインドメールを送信するのは時間がかかりますし、人的ミスを引き起こす懸念点も。

今までかけていた時間を削減し、送信漏れや宛先ミスを防ぎたいのであれば、イベント管理システムを利用するのがおすすめです。

ほとんどのイベント管理システムがリマインドメールに対応しているので、各参加者へのメールを一括送信できます。開催日が近づくと自動で送信するサービスがあれば、送信漏れは防げるでしょう。もちろん、宛先を間違えて送信するようなミスもありません。

効率良くリマインドメールを利用し、開催当日のドタキャンを1件でも減らしていきましょう。

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