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【お悩みQ&A】イベント・セミナー運営の悩みを解決!効率化も実現!

イベント・セミナーの運営を効率化するイベント管理システムとは?

「イベント告知用のサイトづくりに時間がかかる…」

「Excelで参加者のデータを管理するのが大変…」

「当日の入場受付では常にもたついている…」

どのイベントやセミナーでも、開催するとなれば運営に関わる悩みが尽きないものです。とくに有料での開催はお金が発生するため、厳密な管理とスムーズな運営ができなければ主催者の信用に関わります。

余計なコストをかけるのが望ましくなく、すべて自社の手作業でまかなっている方におすすめなのがイベント管理システムです。

外部のシステムを利用するのは多額のコストがかさむと考えているかもしれませんが、月額1万円以下で利用できるイベント管理システムもあります。金額が違えば利用できるサービスの幅も変わるものの、参加者の一元管理サービスやQRコードによる受付サービスはほとんどのイベント管理システムで利用できるでしょう。

悩みを解決してくれるイベント管理システムの主なサービス

【1】イベント告知用のサイトを作成

画像や動画を自由に配置し、文字を好きなように装飾するだけで簡単に告知用のサイトを作成できるサービスです。

今やイベントの告知用にサイトを作るのは当たり前ですが、1から作るとなると手間がかかります。メールでの参加申し込み受付ではなく「受付フォーム」を設置するなら、サイト制作の知識が必要です。

イベント管理システムのツールなら会場への案内図はもちろん、マウスの操作だけで簡単に受付フォームを設置できます。サイト制作に不安がある方に利用していただきたいサービスです。

【2】参加者の情報を一元管理

受付フォームを設置することで、参加者の情報をWEB上に集約し、一元管理できるサービスです。

Excelで管理していると、名簿の重複に気づきにくかったり、絞りたい条件でデータを抽出しづらかったりと不便に感じることも。とくに、有料イベントやセミナーの際は、入金状況の管理も必要になります。

イベント管理システムを使えば入金状況が確認しやすく、マウス操作で参加者を簡単にリストアップできるのです。

【3】リマインドメールの自動送信

イベント・セミナー開催前に、参加者へリマインドメールを自動で送信するサービスです。

リマインドメールを送ることで当日のドタキャンを最小限に抑えられます。担当者が手作業で一人ひとりに送信しているところもありますが、それでは送信漏れや宛先ミスが起こらないとは言い切れません。

人手ではなくシステムに頼れば、送信にかかる時間も削減可能で、送信漏れといった人的ミスも防げます。

【4】QRコードの読み込みでの入場受付

開催当日、参加者がスマホのQRコードをかざすだけで手軽に出欠確認ができるサービスです。ほとんどのイベント管理システムに採用されています。

会場入口で参加者一人ひとりに氏名を確認していると、人数によっては開催時間ギリギリまで参加者を受付で足止めしてしまうことがあるでしょう。スマホをかざすだけで受付が完了するサービスなので、受付スタッフの数は最小限で済み、参加者を待たせずに案内できますよ。

【5】アンケート・メルマガ配信などのアフターフォロー

実施したイベントやセミナーの内容がどうだったのか、参加者からアンケートを収集したり、継続して参加を促すためにメルマガを配信したりなど、開催後のサポートをしてくれるサービスです。

参加者の温度感が高いうちに感想を集めたり、メルマガ配信もスムーズにできるので、定期的にイベントやセミナーを開催する方はぜひ利用してみてください。

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イベント・セミナーQ&A!悩みのタネは解決できる?

Q.参加者の管理を簡単にするには…?

Excelで関数や条件付き書式などのツールを使って参加者を管理していれば、とくに問題はありませんが、Excel上での管理はいくつかの課題があります。もっと楽に参加者を管理する方法はないのでしょうか?

Q.ドタキャンを防止するには…?

イベント当日になってのドタキャンはよくある話です。無料イベントならまだしも、有料イベントの場合は損失が出るため歓迎できるものではありません。

一人でも多くの参加者に出席してもらうため、主催者側が立てられる対策はないのでしょうか?

Q.参加者の入金漏れを防ぐには…?

有料イベントやセミナーの集金方法は、当日現金払い・事前振り込み・クレジットカード払いなどがあります。主流なのは事前振り込みやクレジットカード払いですが、事前振り込みだと中には入金を忘れてしまう参加者も…。

参加者の入金漏れを防ぐため、主催者が利用すべき集客方法とはいったい何なのでしょうか?

Q.イベントのファンやリピーターを増やすには…?

イベント・セミナー開催によるメリットが大きく、今後もファンやリピーターを増やしたい場合は、具体的にどのような方法を取れば良いのでしょうか?

労力をかけず、スムーズにリピーターを増やすためのコツを紹介します。

Q.会社説明会でイベント管理システムを活用するには…?

予約の受付や応募者の出欠確認など、会社説明会ではテンプレートな単純作業が多いです。ある程度規模が小さい場合は手作業でも管理できますが、会社説明会の頻度が増えれば増えるほど人為的なミスも出やすくなってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、予約フォーム・応募者情報の一元管理・リマインド機能を備えたイベント管理システムの活用です。会社説明会でイベント管理システムを活用するために必要なポイントを紹介します。

Q.ホームページ作成でイベント管理システムを活用するには…?

今日インターネット上で数多く提供されているイベント管理システムサービスを、ホームページ作成時に活用することで得られる、数々のメリットが見過ごせません。

さまざまな顧客対応やデータ管理などを、すべて人の手で対応するとなれば、自ずと限界が生じるだけでなく、人為的ミスのリスクも懸念されます。

ページの作成とさまざまなフォームの埋め込み作業が簡単にできるだけでなく、諸業務を自動化することで、より効率の良いホームページの運営を実現すべく、まずは自社に最適なイベント管理システムの選択作業をおすすめします。

       
           ノートパソコン            

イベントやセミナーの運営には欠かせない『イベント管理システム』。無料で使い始められるイベント管理システムを料金や機能で比較してみました!

「結局どのシステムがいいんだろう…?」と迷っている方は選ぶ際の参考にしてみてください。

           おすすめのイベント管理システムをチェック

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